Pomóż dziennikarzowi opublikować Twój materiał

Dziennikarze reagują na informacje prasowe, tak jak my reagujemy na różnych ludzi. Jeśli ktoś jest nudny – nie słuchamy, jeśli jest namolny – unikamy go, jeśli zaś spotykamy interesującego rozmówcę – z chęcią słuchamy.

Rozmowa – nawet z nieznajomym – ciekawi nas wówczas, gdy dotyczy interesujących nas spraw, dotyka ich istoty i zawiera informacje dla nas nowe. Dlatego przygotowując informację prasową musisz dopilnować, by otrzymali je jedynie dziennikarze, których zainteresuje temat Twoich materiałów.

Druga ważna sprawa to: musisz tak przygotować materiały, by nie zanudzić czytającego. Trzecia – upewnij się, że dostarczysz informacji, jakich jeszcze Twój odbiorca nie ma.

Wiele korporacyjnych działów PR a nawet duże i renomowane agencje PR wysyłają materiały prasowe zawierające mnóstwo bezużytecznych informacji a omijające najważniejsze elementy informacyjne.

Co więcej, często informacje te wysyłane są do redakcji, które kompletnie nie są zainteresowane daną tematyką. To budzi irytację dziennikarzy i wydawców. Wysyłając swoje materiały unikaj tych błędów.

Przedruki to rzadkość

Zanim zaczniesz pisać zestaw dla mediów uwzględnij fakt, że różne redakcje mogą użyć Twoich materiałów na różne sposoby. Niektóre media funkcjonują w takim pośpiechu lub cierpią na brak rąk do pracy, że mogą opublikować mniejsze lub większe części informacji prasowej niemal słowo w słowo.

Warunkiem jednak jest, by był to materiał dobrze napisany, tzn. o właściwej konstrukcji, należytym języku, dobrej zawartości informacyjnej, i… nie za długi.

Inne media (np. Rzeczpospolita, TVN24) wykorzystują materiały prasowe jako punkt wyjściowy do opracowania materiału, jaki może być opublikowany.

Dlatego w materiałach muszą się znaleźć podstawowe fakty i dane które nie tylko pozwolą wyjaśnić czytelnikowi, słuchaczowi, czy telewidzowi o co chodzi w informacji, którą chciał(a)byś rozpowszechnić.

Materiał taki powinien też pozwolić na przygotowanie pytań przez dziennikarza do ew. wywiadu, dać podstawy do przygotowania artykułu przeglądowego na temat Twojej branży lub kategorii produktów, o których piszesz, dostarczyć punktu zaczepienia do przygotowania materiału dziennikarskiego na temat społecznego aspektu związanego z tematem Twojej informacji prasowej.

Za duże wymagania? Wcale nie!

Jeśli tylko zadasz sobie trud odpowiedzi na pytanie, czy przygotowywany przez Ciebie zestaw informacyjny może się przydać do czegoś innego niż artykuł, audycja lub informacja telewizyjna poświęcone dokładnie tematowi Twojej informacji prasowej, szybko wymyślisz, jak inaczej można to napisać – co jest zbędne, a czego brakuje.

Przykład? Dobrze, by informacja prasowa zawierała chwytliwy cytat przedstawiciela firmy, do którego KONIECZNIE powinien znajdować się kontakt telefoniczny lub adres e-mail na końcu informacji prasowej.

Jeśli dziennikarz zainteresuje się tematem będzie mógł chcieć porozmawiać właśnie z osobą, która się ciekawie wypowiedziała.

A teraz przyznaj się – jak często pod Twoimi materiałami prasowymi podany jest kontakt do kogoś zupełnie innego, niż osoba wypowiadająca się w treści materiału?

Jak nie nudzić?

Przede wszystkim unikać rozwlekłości. Podawać jedynie najbardziej istotne informacje. Dziennikarze i wydawcy nie mają specjalnego interesu w tym, by publikować informacje od Ciebie.

To dla nich żaden obowiązek, ani frajda przebijać się przez sześć stron maszynopisu, by zrozumieć o co Ci chodzi. Tak samo jak Tobie, brakuje im czasu na wszystko.

Ułatw więc im robotę przechodząc w swych materiałach od razu do rzeczy i wyjaśniając klarownie co i jak. Jeśli na przykład wprowadzasz nowy produkt, podaj już w pierwszym zdaniu jego nazwę.

W drugim wyjaśnij, co w nim nowego i czym różni się od innych na rynku. Podaj szczegóły, ale tylko te absolutnie najważniejsze – cena, wymagania sprzętowe itd. Pamiętaj – im dłuższa informacja tym dziennikarzowi wyda się bardziej zawiła i mniej godna uwagi.

Nie sprzedawaj, informuj

Dziennikarze i wydawcy zdają sobie doskonale sprawę, że wysyłając informacje prasowe firmy i instytucje chcą zyskać “darmową” publikację.

Najskuteczniejszą metodą przeciwdziałania sceptycyzmowi dziennikarzy jest unikanie marketingowego tonu. Informacja musi być rzetelna i maksymalnie obiektywna. Treść musi przypominać artykuł a nie reklamę.

Na reklamiarski ton, zwany w mediach kryptoreklamą, dziennikarze są wyjątkowo czuli. Doświadczenie z pracy dziennikarskiej pozwala nam uniknąć tego tonu w materiałach pisanych dla naszych Klientów.

Ale Ty – jeśli możesz – skonsultuj swój materiał ze znajomym dziennikarzem, albo sam wczuj się w rolę dziennikarza i oceń, czy tekst informuje, czy też “sprzedaje”.

Odradzamy też konsultowanie takich materiałów prasowych z Działem Marketingu.

Marketingowcy zawsze są niezadowoleni ze zbyt małego chwalenia wprowadzanego produktu i wymuszają dodanie takich określeń, jak: nowatorski, rewolucyjny, najlepszy, unikalny itd. itp. Ty natomiast pamiętaj – im więcej ocennych przymiotników, tym mniejsza szansa na publikację.

Zanim napiszesz dowolne zdanie w swojej informacji prasowej zadaj też sobie pytanie, czy będzie ono miało jakiekolwiek znaczenie dla kogoś spoza twojej firmy.

To zaskakujące, jak wiele materiałów prasowych wypełnionych jest akapitami rodem z kiepskiej komunikacji wewnętrznej mającej motywować pracowników. Informacje o firmie bywają potrzebne, ale wciąż zbyt często są po prostu narcystyczne.