O czym warto pamiętać organizując konferencję prasową

Dziennikarze nie przepadają za konferencjami prasowymi. Konferencje są pożeraczami czasu, którego dziennikarze zawsze mają za mało. Informacje przekazywane na konferencjach nie zawsze zaś warte są publikacji. Natomiast dla firmy organizującej takie spotkanie, to spory wydatek, który nie zawsze przynosi zamierzone rezultaty.

W Polsce nadużywa się tego narzędzia. Konferencja prasowa to armata, z której zbyt często strzela się do muchy. Dlatego często odradzamy organizowanie konferencji prasowych, gdy temat jest za słaby.

Najważniejsza więc rada: oceń, czy temat, którym chcesz zainteresować dziennikarzy jest wystarczająco dużego kalibru.

Z praktyki wiemy, że bardzo często najważniejszym kryterium oceny pomyślności konferencji jest frekwencja.

Nie ma bowiem nic bardziej żałosnego, niż Zarząd w komplecie plus gość z zagranicznej centrali siedzący naprzeciw dwóch dziennikarzy na pustej sali. To bardziej żenujące, niż brak publikacji następnego dnia.

Jeśli istnieje niebezpieczeństwo małej frekwencji – lepiej poumawiaj zainteresowanych dziennikarzy na indywidualne spotkania. I taniej, i efektywniej, i mniej wstydu.

Bywa jednak, że konfernecję zorganizować trzeba, wtedy:

• Powiadom zawczasu dziennikarzy

Dziennikarze, tak jak każdy z nas, planują pracę z wyprzedzeniem. Aby dziennikarz pojawił się na naszej konferencji, powinniśmy powiadomić go stosunkowo wcześnie i następnie potwierdzić jego obecność na spotkaniu.

Powiadamiamy od 5 do 10 dni wcześniej, a potwierdzamy w przeddzień konferencji (prasa) lub w dniu konferencji (radio, telewizja).

W ten sposób unikniemy sytuacji, gdy reporter, na którego przybycie liczyliśmy, wyjechał np. na wakacje i za późno, by szukać zastępcy.

• Wybierz właściwe miejsce

Miejsce spotkania musi być łatwo dostępne dla dziennikarzy, najlepiej jeżeli jest to centrum miasta. Konferencja może się odbyć albo w siedzibie firmy albo na neutralnym gruncie np. w hotelu czy siedzibie jakiejś organizacji.

W Warszawie bardzo dobrymi miejscami są: Dom Dziennikarza i Interpress. Dziennikarze wiedzą, gdzie to jest a miejsce daje dodatkowy nastrój profesjonalnej wymiany informacji.

W sytuacjach kryzysowych nie wypada, by konferencja odbywała się w luksusowym hotelu z wykwintnym lunchem.

• Ustal korzystny termin

Konferencję prasową najlepiej organizować w środku tygodnia w godzinach 11:00 – 13.00. Dziennikarze są w tym czasie po kolegiach redakcyjnych i mają wystarczająco dużo czasu na opracowanie otrzymanych lub nagranych materiałów.

Niekorzystnymi terminami na jej przeprowadzenie są poniedziałki i piątki oraz czas kiedy inne wydarzenia żywo przyciągają uwagę dziennikarzy, np. wizyta Ojca Świętego.

Jeżeli ze względu na małą ilość dziennikarzy, chcesz celowo opóźnić rozpoczęcie spotkania, czas ten nie może przekraczać 10 minut. Pamiętaj, czas tych, którzy przyszli jest bardzo cenny.

• Przygotuj materiały prasowe

Nie wystarczy wszystko opowiedzieć. Trzeba dać dziennikarzom materiały na piśmie. Po pierwsze to dowód, że Twoja firma przygotowała się do spotkania z dziennikarzami.

A po drugie – materiały na piśmie są po prostu bardzo przydatne. Uwaga! Dotyczy to szczególnie dziennikarzy radiowych i telewizyjnych, którzy nie mają czasu na szukanie informacji na własną rękę i dlatego bardzo sobie cenią sobie „gotowce”, z których wykorzystują od jednego do sześciu zdań.

Aby jednak taki „gotowiec” był rzeczywiście użyteczny musi się nadawać do przeczytania w radiu lub TV. Oznacza to, że materiał musi być świetnie napisany, dobrze brzmiący przy czytaniu.

Dużym ułatwieniem dla dziennikarzy prasowych jest dodatkowe umieszczenie wszystkich materiałów na nośniku elektronicznym – zwłaszcza plików graficznych ilustrujących przedstawiany temat.

• Wybierz dobrych panelistów

Dobry panelista ma łatwość wypowiedzi, posługuje się zrozumiałym językiem oraz mówi krótko i na temat. Osoby zasiadające w panelu powinny być fachowcami z danej dziedziny. Dotyczy to zarówno pracowników naszej firmy, jak i ekspertów zewnętrznych.

Do panelu nie warto zapraszać gawędziarzy oraz osób sprawiających wrażenie zastraszonych lub mających tendencję do nagminnego omijania odpowiedzi na niewygodne pytania. Przydatnym narzędziem w przygotowaniu się do konferencji prasowej jest trening medialny.

• Zadbaj o dynamiczny przebieg spotkania

Spotkanie nie powinno przekraczać godziny, chyba, że niektórzy dziennikarze będą chcieli zostać dłużej. Wprowadzenie do rozpoczęcia konferencji musi być jak najkrótsze i trwać nie więcej niż 5 minut.

Wygłaszane przez wszystkich panelistów informacje mogą zająć maksymalnie 20 min., a wypowiedź jednej osoby nie powinna przekroczyć 5 minut, najlepiej dwie minuty.

Znacznie lepiej jest wygłosić kilka krótkich wystąpień, niż jedno długie. Unikaj przedstawiania zbyt szczegółowych i długich prezentacji. Chodzi przede wszystkim o to, by powiedzieć najważniejsze a nie zasypać dziennikarzami masą informacji.

Jeśli interesuje ich coś innego, że najważniejsze treści przekazane przez panelistów – zapytają. Czas przeznaczony na zadawanie pytań przez dziennikarzy, to około 20 minut.

• Pamiętaj o logistyce

Planując konferencję nie można zapomnieć o nagłośnieniu sali, przygotowaniu stołu dla panelistów oraz stoliku prasowym – być może ze względu na większą liczbę uczestników trzeba będzie zorganizować kilka osób do jego obsługi.

Ważną rolę odgrywają też takie drobiazgi jak catering, kabiny dla tłumaczy (jeżeli w panelu zasiadają obcokrajowcy), czy transport dla uczestników spotkania (jeżeli konferencja odbywa się w miejscu mało dostępnym).

• Fanty

Zdarza się, że z materiałami prasowymi dziennikarze otrzymują prezenty. Należy jednak to robić bardzo ostrożnie. Najważniejsze na konferencji jest przekazanie dziennikarzom informacji i wejście z nimi w dialog.

Prezent może być potraktowany jako łapówka, zwłaszcza, gdy temat konferencji nie jest porywający.

Wartość prezentu nie może przekraczać 100 zł. Najlepiej dawać prezenty bardzo skromne. Gdy temat konferencji jest kontrowersyjny i w sytuacjach kryzysowych zdecydowanie odradzamy dawanie jakichkolwiek prezentów.

Po konferencji dobrze jest zaprosić dziennikarzy na poczęstunek. Jak ciągle wspominamy – dziennikarze cierpią na ciągły brak czasu i wielu z nich na Twojej konferencji wciąż jest bez śniadania. Nie przygotowuj jednak zbyt wykwintnego poczęstunku, bo zostanie to potraktowane jak łapówka.

• „Spady”

Może to niezbyt eleganckie, ale tak określamy nieproszonych gości, którzy pojawiają się na konferencjach udając dziennikarzy.

Często są to osoby, które kiedyś miały z dziennikarstwem coś wspólnego, ale jakoś im się nie powiodło. Na konferencje przychodzą, by się… najeść i ew. wziąć prezenty.

Często są świetnie zorientowani gdzie i o której odbywają się konferencje prasowe, zwłaszcza bogatych firm, gdzie poczęstunek bywa najbardziej obfity.

Dokuczliwość takich osób bywa taka, że niektórzy z nich podczas konferencji usiłują udowodnić swą „dziennikarskość” i zadają bardzo dziwne pytania budząc zażenowanie zarówno panelistów, jak i dziennikarzy.

Z kolei zdecydowana odmowa wpuszczenia na konferencję czasami kończy się głośną awanturą u wejścia. Trzeba więc zachować się elastycznie.

Po kilku konferencjach doskonale można się zorientować, które są to osoby i wówczas wiadomo, jak wobec poszczególnych osób się zachować.

Po kilku latach organizowania konferencji prasowych jest nam o tyle łatwiej, że wiele takich osób nas już zna i widząc przy wejściu sama rezygnuje.