Jak pisać dobre komunikaty prasowe

Pracownicy korporacji odpowiedzialni za kontakty z mediami bardzo często nie zdają sobie nawet sprawy, że ich spojrzenie na świat może w ogóle nie interesować mediów. Z tego niezrozumienia biorą się również bezwartościowe – z punktu widzenia dziennikarzy – komunikaty prasowe.

Poniżej przedstawiamy kilka rad, jak uniknąć sytuacji, w której napisany komunikat będzie miał wartość makulatury.

Informacja musi być treściwa

Żaden dziennikarz nie zainteresuje się komunikatem prasowym, który będzie pozbawiony informacyjnej treści.

Podstawowy problem z informacją jest natomiast taki, że obydwie strony – dziennikarz i przedstawiciel firmy wysyłającej komunikat – maja zazwyczaj różny pogląd na to, co jest dobrą informacją, a co nią nie jest.

Cenna informacja, z punktu widzenia dziennikarza, musi zawierać dwie podstawowe cechy: być nowa oraz dotyczyć dużej grupy ludzi.

Początek jest ważny

Początek informacji powinien zawierać skrócony opis tego, czego dotyczy cały materiał. Adresat informacji powinien po przeczytaniu 10 pierwszych słów zorientować się, czy warto dalej pochylać się nad przysłanym materiałem.

Ludzie z reguły przestają czytać materiały, którymi nie są zaintrygowaniu na samym początku. Jeżeli w pierwszych zdaniach autorowi nie uda się więc przekazać interesujących (dziennikarza) treści, to komunikat prawdopodobnie nie zostanie nawet doczytany do końca i trafi do kosza na śmieci.

Dopasuj formę i objętość do treści

Informacja jest tym bardziej wartościowa, im więcej zawiera faktów. Jeżeli jednak nie mamy wiele do przekazania, najlepszym rozwiązaniem jest ograniczenie wielkości komunikatu prasowego.

“Lanie wody”, czyli rozdmuchiwanie mało znaczącej informacji do dużych rozmiarów, jest być może dowodem, że autor się napracował. Nie jest jednak w żaden sposób dowodem na to, że pracował efektywnie.

Korzystaj z różnych źródeł

Pisząc komunikat prasowy warto przyjąć postawę podobną do dziennikarza. Komunikat, podobnie jak artykuł, może być bardziej wartościowy, jeżeli do jego napisania wykorzysta się maksymalną ilość dostępnych źródeł.

Sprawdź dokładnie wszystkie dane i fakty

Autorzy informacji prasowych opierają się w dużej mierze na materiałach dostarczanych im przez inne osoby czy działy firmy. Okazuje się, że dane te mogą być nieścisłe. Często materiały są przestarzałe, a tym samym zawarte w nich dane nieaktualne.

Procesy gospodarcze w obecnej dobie uległy takiemu przyspieszeniu, że nawet pracownicy poszczególnych działów tej samej firmy nie bardzo orientują się, co słychać u ich kolegów za ścianą.

Wspieraj się niezależnymi opiniami

Przekaz komunikatu staje się bardziej wiarygodny dla odbiorcy, jeśli zawarte w nim fakty wsparte są przez trzecią, niezależną stronę.

Jeżeli Twoja firma jest np. liderem w jakiejś dziedzinie, znacznie bardziej wiarygodnie jest poinformować o tym podpierając się danymi niezależnego ośrodka opinii badawczej czy też konkretnego medium, np. gazety.

Unikaj “udziwnień” i przymiotników

Komunikat powinien być napisany zrozumiałym językiem. Należy unikać budowania zdań wielokrotnie złożonych. “Radosna twórczość” niektórych autorów np. używanie patetycznych sformułowań może skończyć się tym, że komunikat – zamiast na łamy gazety – zostanie powieszony na ścianie dla śmiechu.

Do historii polskiej branży PR przeszedł np. materiał informacyjny pisany w formie baśni. Komunikat prasowy powinien zawierać też jak najmniej przymiotników.

Stwórz możliwość kontaktu

Komunikat prasowy powinien zawierać także informację o kontaktach z inną osobą (osobami) w celu uzyskania dodatkowych informacji. Optymalny kontakt indywidualny to nr telefonu, w tym komórkowego, faksu, adres e-mail lub strona w sieci www.

Dobrze jest podać namiary na dwie osoby, które mogłyby udzielić dodatkowych informacji, w razie niedostępności jednej z nich.

Podawanie nadmiernej ilości kontaktów mija się jednak z celem; znacznie lepiej jest podać jeden numer telefonu (który jednak będzie sprawny lub włączony) niż kilka telefonów, pod którymi trudno będzie uzyskać zainteresowanej osobie dodatkowe informacje.