Konferencja prasowa

Konferencja prasowa – bezpośrednie spotkanie z mediami zorganizowane przez osobę, instytucję lub firmę w celu przekazania dziennikarzom istotnych informacji. Organizując konferencję prasową należy pamiętać o kilku zasadach.

Dziennikarze muszą dostać zaproszenie na konferencję około tygodnia przed wydarzeniem. W zaproszeniu precyzyjnie musi być określone miejsce i czas spotkania oraz jego temat i ewentualnie uczestnicy. Najlepszym czasem na organizację konferencji prasowej jest środek tygodnia w godz. 11.00 – 14.00.

Nie należy organizować konferencji prasowych w poniedziałki ani w piątki o zbyt wczesnej lub zbyt późnej porze. Najlepiej jeśli spotkanie trwa około 1-1,5 godziny. Przychodząc na konferencję dziennikarze powinny zarejestrować się przy stoliku prasowym, gdzie otrzymują także zestaw materiałów prasowych, tzw. press kit w wersji drukowanej i elektronicznej.

Na konferencję prasową powinni być zaproszeni wszyscy dziennikarze – zarówno mediów drukowanych, jak i elektronicznych, których może interesować omawiany temat. Żaden z zaproszonych dziennikarzy nie powinien być faworyzowany podczas takiego spotkania. Konferencja zasadniczo składa się z czterech kluczowych elementów: powitanie i przedstawienie uczestników, prezentacja tematu, sesja pytań i odpowiedzi, poczęstunek.

Przed konferencją bardzo ważne jest zastanowienie się, jakie trudne pytania mogą paść ze strony mediów oraz przygotowanie sobie zawczasu odpowiedzi na nie (zob. Q&A). Generalnie konferencja prasowa powinna być organizowana tylko, gdy ma się do powiedzenia coś naprawdę istotnego, czego nie da się z równym powodzeniem przekazać poprzez przesłanie materiałów prasowych. Dziennikarze nie lubią konferencji prasowych, ponieważ są czasochłonne, nie dają ekskluzywnych informacji oraz często organizowane są z błahego powodu. DCD