Biuro Prasowe / Press Office

Biuro Prasowe / Press Office – jednostka organizacyjna wewnątrz przedsiębiorstwa lub instytucji ogniskująca relacje medialne tego podmiotu.

W ramach komunikacji proaktywnej Biuro Prasowe dba o obecność macierzystej organizacji w mediach – zajmuje się przygotowywaniem i dystrybucją materiałów informacyjnych (komunikaty i informacje prasowe, backgroundery, materiały graficzne itp.), organizuje wywiady przedstawicieli firmy, podejmuje inne inicjatywy medialne (np. konferencje prasowe, kampanie edukacyjne, wyjazdy studyjne, etc.), prowadzi follow up. W zakresie komunikacji reaktywnej Biuro Prasowe stanowi dla dziennikarzy najważniejszy punkt informacyjny, w którym uzyskują oni odpowiedzi na swe pytania lub otrzymują inne niezbędne informacje lub materiały (np. dane dotyczące finansów firmy, zdjęcie prezesa, próbki produktów). Na podstawie realizowanego monitoringu Biuro Prasowe rekomenduje i podejmuje sposób reakcji na niekorzystne lub inne istotne informacje na temat danej organizacji pojawiające się w mediach (np. sprostowania, wyjaśnienia, oświadczenia, etc.). Biuro Prasowe stanowi też swego rodzaju bank informacji wykorzystywanych w komunikacji PR z mediami – archiwum wykorzystanych materiałów prasowych, zdjęć, monitoringu, raportów z działalności PR, etc. Pracownicy Biura Prasowego stanowią zespół konsultantów, którzy kierownictwu danej organizacji przedstawiają swe opinie i rekomendacje dotyczące kwestii związanych z mediami i komunikacją zewnętrzną. Niezbędnym członkiem Biura Prasowego jest rzecznik prasowy pełniący funkcje reprezentacji medialnej. Biuro Prasowe może być realizowane na zlecenie przez agencję PR. Wciąż jednak funkcję rzecznika prasowego także w tym przypadku powinien pełnić pracownik klienta agencji. AŁ