Jak rozmawiać z dziennikarzami przez telefon?

Rozmowy telefoniczne dziennikarzy i PR-owców… Szczerze powiedziawszy większość i jednych i drugich za nimi nie przepada. Dziennikarze narzekają, że telefony te są albo nie w porę albo zbyt namolne.

Konsultanci PR zaś zdają sobie sprawę, że często nie należą do rozmówców, z którymi dziennikarze mają akurat ochotę rozmawiać, więc owe rozmowy są dla nich po prostu mniej kochaną, choć konieczną częścią tej pracy.

Poniżej przedstawiamy 10 rad jak podczas rozmowy telefonicznej zainteresować dziennikarza naszą wiadomością, nie zniechęcić go oraz pozostawić miłe lub przynajmniej neutralne wspomnienie.

1. Nie dzwoń w czasie “deadline”

    • Tuż przed emisją programu czy zamknięciem numeru dziennikarze są bardzo zajęci. Nie lubią, gdy zawracasz im wtedy głowę. To wymaga pewnej wiedzy z Twojej strony.

Inne są wszak “godziny szczytu” w prasie codziennej, inne w tygodnikach czy miesięcznikach, a jeszcze inne w elektronicznych serwisach informacyjnych.

Dlatego zawsze warto zapytać dziennikarza, czy może teraz rozmawiać. Jeżeli usłyszysz odpowiedź negatywną, dowiedz się, kiedy możesz zadzwonić ponownie.

Przekazując informacje musisz mieć pewność, że nie przeszkadzasz dziennikarzowi w pracy i że może Cię spokojnie wysłuchać.

2. Rozmawiaj z właściwym dziennikarzem

    • Zanim zaczniesz opowiadać o swym temacie, upewnij się, czy rozmawiasz z właściwą osobą. Nie zawracaj głowy dziennikarzowi zajmującemu się ekonomią historią z zakresu zdrowia np. wprowadzeniem na rynek nowego preparatu.

Dotyczy to także mediów profilowanych, np. w “Pulsie Biznesu” jedni dziennikarze specjalizują się w bankowości, inni w sprawach giełdowych, jeszcze inni mediach lub ubezpieczeniach a nawet w plotkach.

Znajdź dziennikarza, który zajmuje się daną grupą tematyczną (zwaną w mediach “działką”). Unikniesz w ten sposób komunikatu w słuchawce: To mnie nie interesuje!

3. Mów krótko i na temat

    • W rozmowie telefonicznej czas biegnie szybko, dlatego przedstaw sprawę zwięzłe, precyzyjne podając fakty. Unikaj zalewania rozmówcy potokiem słów i powtarzania tej samej rzeczy kilka razy. Rozmowa telefoniczna nie może przypominać monologu.

Powinna być dialogiem pomiędzy Tobą a dziennikarzem. Na początku w dwóch, trzech zdaniach przedstaw sprawę, zapytaj dziennikarza czy go to interesuje i dopiero potem opowiedz coś więcej. Nigdy w odwrotnej kolejności.

4. Pozwól dziennikarzowi ocenić wartość informacyjną

    • Nie znasz tak dobrze jak dziennikarz jego czytelników, widzów czy słuchaczy. Dlatego nie przekonywaj swego rozmówcy, że temat, który mu oferujesz na pewno zainteresuje odbiorców jego medium. Wyjaśnij raczej, co to dla nich oznacza.

Zamiast powiedzieć:

Ten lek to prawdziwa rewolucja w medycynie, podaj fakty, np.:

Po 20 latach badań naukowych opracowano lek przeciwko nieuleczalnej chorobie XXX.

Każdego roku umierało na nią 800 tysięcy osób na całym świecie, z czego w Polsce, aż 120 tysięcy. W ten sposób, dziennikarz sam dojdzie do wniosku, jak rewolucyjne jest to odkrycie.

5. Nie zagaduj dziennikarza

    • Zdarza się, że dla podtrzymywania dobrych stosunków niektórzy chcą pogawędzić z dziennikarzem. Jeżeli jest to Twój dobry znajomy, to możesz rozmawiać tyle, ile obie strony uznają za stosowne.

Natomiast jeżeli nie znasz dziennikarza lub Twoje kontakty są z nim raczej sporadyczne, trzymaj się sedna sprawy.

Daruj sobie wszelkie zagajenia typu: Co u Pana słychać?, Czy u Pana też pada deszcz? itp. Takie uprzejmości są stratą czasu i nie są zbyt dobrze odbierane przez dziennikarzy.

6. Przekazuj uśmiech przez telefon

    • Od zbudowania dobrej, sympatycznej atmosfery w czasie rozmowy telefonicznej będzie zależeć jej przebieg. Atmosferę tę zbudujesz poprzez spokojny, opanowany i przyjemnie brzmiący głos, grzeczność i szacunek dla rozmówcy.

Niedopuszczalna jest ironia, a tym bardziej jakakolwiek agresja. Elokwencja nie zaszkodzi, ale nie popisuj się nią, bo skutek będzie odwrotny.

Uśmiechaj się – dziennikarz Cię nie widzi, ale uśmiech słychać i to pomaga! Jeżeli nie zabrzmi to sztucznie – warto obniżać głos podczas rozmów. Niższe głosy budzą większe zaufanie.

7. Bądź taktowny

    • Jeżeli chcesz dowiedzieć się czy materiały prasowe, jakie dziennikarz już otrzymał, zostaną przez niego wykorzystane, nigdy nie pytaj wprost: Kiedy coś się ukaże w sprawie XXX?.

Najlepiej zapytaj o to, czy materiały dotarły lub – jeżeli przekazano je na konferencji prasowej – czy dziennikarz chciałby uzyskać jeszcze jakieś dodatkowe informacje na ten temat.

W przypadku mediów o krótkim okresie produkcyjnym, takich jak dzienniki lub elektroniczne serwisy informacyjne, nie na miejscu są pytania o wykorzystanie wiadomości sprzed tygodnia lub miesiąca.

8 Nie bądź natrętny

    • Każdemu PR-owcowi zależy na tym, aby przekazane dziennikarzom materiały prasowe zostały jak najszybciej wykorzystane. Problem zaczyna się wówczas, gdy przez długi czas nic się w mediach nie ukazuje.

Nie można jednak liczyć na to, że ciągłymi telefonami wywrzemy presję na dziennikarza, który w końcu ugnie się i zamieści naszą informację. Wielokrotne kontaktowanie się z dziennikarzem męczy go i zniechęca do współpracy w przyszłości.

9. Dzwoń osobiście

    • Nie proś sekretarki, aby zadzwoniła w Twoim imieniu do dziennikarza. Reporterzy nie mają sekretarek i poczują się zlekceważeni, jeżeli dowiedzą się, że coś od nich chcesz, ale nie chcesz się pofatygować, aby z nim rozmawiać.

Poza tym, zlecając sekretarce przeprowadzenie ważnej rozmowy, dużo ryzykujesz. Nawet najbardziej profesjonalna sekretarka nie zna sprawy tak dogłębnie jak Ty. Zapytana przez dziennikarza o jakieś szczegóły lub kwestie kontrowersyjne może nie poradzić sobie z odpowiedzią.

Szczegóły te mogą, niestety, decydować o tym, czy dziennikarz podejmie temat, czy nie, a jeżeli nawet podejmie, to czy ukaże to we właściwym świetle.

10. Nie przeciągaj rozmowy

    Łatwo jest wyczuć, że dziennikarz chce skończyć rozmowę. Wtedy nie przeciągaj, bo następnym razem w ogóle nie będzie chciał(a) z Tobą rozmawiać. Jeśli nie umiesz tego wyczuć – poproś, by dzwonił ktoś inny.