Jak przygotować się do wywiadu prasowego

Wywiad udzielany prasie może pomóc, ale też zaszkodzić. Wynik wywiadu zależy niemal w całości od Ciebie. Bardzo ważne jest więc, aby do wywiadu dobrze się przygotować.

Oto kilka zasad dotyczących wywiadów prasowych, ale porady, które podajemy dotyczą w dużym stopniu także innych form wywiadu, np. telewizyjnego.

Wybadaj rozmówcę

Sprawdź, kto ubiega się o wywiad? Jeżeli nie znasz dziennikarza, ustal jaką redakcję reprezentuje. Poproś swój dział prasowy lub public relations o przesłanie paru artykułów, które napisał dziennikarz.

Jeżeli nikt w firmie nie potrafi zdobyć takich informacji, możesz skorzystać z usług wyspecjalizowanej agencji.

Zastanów się, jakiej informacji może oczekiwać dziennikarz i do jakiego odbiorcy ma ona trafić. Inaczej rozmawia się z dziennikarzem finansowym, a inaczej z reprezentującym prasę kobiecą.

Wczuj się w rolę rozmówcy

Empatia jest jedną z najbardziej pomocnych cech życiowych. Dlatego postaraj się “wejść w skórę” odbiorcy i dostosować swoje wypowiedzi do jego oczekiwań.

Dziennikarz musi trafić do swojego czytelnika i trzeba mu w tym pomóc, dostosowując swój przekaz do potrzeb ostatecznego odbiorcy, czyli czytelnika.

Mediom nie zależy na wypromowaniu Ciebie, czy dobrym imieniu Twojej firmy.

Media interesuje wyłącznie chwytliwy materiał, który “dobrze się sprzeda” w gazecie. Celem dziennikarza jest zdobycie ciekawych informacji, a nie marnotrawstwo czasu, nawet, jeśli przy okazji zje postawiony przez Ciebie obiad.

Ustal temat rozmowy

Poproś o przesłanie listy podstawowych pytań i zagadnień, jakie dziennikarz chce poruszyć. Nie wymagaj jednak przesadnej szczegółowości. Dziennikarze tego nie lubią, gdyż są w ciągłym pośpiechu i stresie.

Kompletna lista pytań nie ma sensu, bo wiele pytań pojawia się w trakcie rozmowy. Ważne jest jednak, by wiedzieć, co dziennikarza interesuje najbardziej. I daj mu (jej) to!

Upewnij się, czy sam orientujesz się w temacie, o którym będziesz mówił. Nie będąc prezesem nie musisz przecież znać wszystkich szczegółów dotyczących np. marketingu czy finansów.

Niekiedy wskazane jest, aby w wywiadzie towarzyszyła trzecia osoba. Pamiętaj jednak, że jest to często niemile widziane przez dziennikarzy.

Przewiduj nieprzewidziane pytania

Zastanów się, co może być “prawdziwym” powodem, dla którego dziennikarz chce przeprowadzić wywiad. Przygotuj się zatem na pytania, które mogą paść, a nie ma ich na przesłanej liście.

Pozorna rozmowa “o banałach” może być niekiedy pretekstem do przygwożdżenia trudnym pytaniem. Pamiętaj o innej zasadzie: nie ma złych pytań, są tylko złe odpowiedzi.

Jeśli pojawia się pytanie, którego się bardzo obawiasz na wszelki wypadek przygotuj zawczasu odpowiedź. Ustal też dokładnie, czego za żadne skarby nie wolno Ci powiedzieć.

Miejsce

Z Twojego punktu widzenia wywiady najlepiej przeprowadzać we własnym biurze. Bycie “na własnych śmieciach” daje Ci większy komfort podczas rozmowy.

Możesz lepiej przygotować warunki, w których dobrze będzie się czuł także Twój rozmówca. Rozmowy przeprowadzane “na neutralnym gruncie”, jak np. w restauracji mają wiele złych stron.

Możesz np. czuć się nieswojo, kiedy osoby siedzące przy sąsiednich stolikach będą przyglądały się Tobie i stojącemu na stole dyktafonowi.

Czas

Ważne jest, aby wiedzieć, jak duży wywiad zamierza przygotować dziennikarz. Do tego należy dostosować swój czas. W przypadku wywiadów face to face trzeba zarezerwować sobie przynajmniej 30 minut, nawet jeśli dziennikarz nastawia się na krótką rozmowę.

Wygląd zewnętrzny

Strój dziennikarza najczęściej nie ma wiele wspólnego z ubraniami preferowanymi przez biznesmenów. Dziennikarze preferują luźny styl.

O ile w przypadku biznesmenów jest to normalne, o tyle w przypadku dziennikarzy pod żadnym pozorem nie można traktować stroju jako elementu oceny danej osoby.

Wygląd dziennikarza nie zwalnia Cię z obowiązku zadbania o własny ubiór i wygląd. Dziennikarzom robiącym wywiady dla prasy bardzo często towarzyszą fotoreporterzy.

Termin publikacji

Dziennikarzy obowiązują ściśle określone przedziały czasowe tzw. deadlines. Gazeta musi zostać złożona i wysłana do drukarni w określonym czasie. Jeśli się np. spóźnisz z wysłaniem autoryzacji, wywiad może zostać opublikowany bez Twoich poprawek.

O terminie publikacji wywiadu warto pomyśleć jeszcze przed jego przeprowadzeniem. Jeżeli dziennikarzowi bardzo zależy na umieszczeniu wywiadu w gazecie następnego dnia, rozmowa powinna odbyć się rano (kwestię deadlines opisujemy szerzej w dziale Relacje z Mediami).

Przygotuj kluczowe przesłania

Jeśli dotarłeś do tego miejsca niniejszego artykułu czeka Cię nagroda. Bo oto najważniejsza z zasad – określ swój komunikacyjny cel. Bez tego wywiad najczęściej jest stratą Twojego czasu.

Niektóre wywiady przypominają nudny mecz tenisowy. Odbywają się na zasadzie: oni pytają, my odpowiadamy. Rozmowa staje się mdła, nie tylko dla Ciebie, ale też dla dziennikarza, choć ten – mając swój cel, niekoniecznie dobry dla Ciebie – najczęściej go osiąga.

Wywiad jest tymczasem niepowtarzalną okazją do zaprezentowania swoich opinii i stanowisk, tzw. kluczowych przesłań (key messages). Ustal więc, o czym sam chciałbyś powiedzieć i co – KONKRETNIE – przekazać.

Jakie treści powinny być zapamiętane i jaki wniosek powinien powstać w głowach odbiorców medium reprezentowanego przez dziennikarza? Jeżeli wybierzesz się na rozmowę bez ustalonego celu, stracisz czas i okazję do zaprezentowania swojego stanowiska.

Jeśli zaś będziesz miał swoje zadanie, to po publikacji będziesz miał możliwość ocenić, czy je spełniłeś.

Trening czyni mistrza

Nie zaniedbuj i nie ignoruj znaczenia szkoleń i treningów medialnych. Trening czyni mistrza – wbrew pozorom – nie tylko w sporcie.

Wszystkie osoby z Twojej firmy, które udzielają wywiadów, powinny co jakiś czas poddawać się szkoleniom medialnym, choćby po to, aby przypomnieć sobie podstawowe zasady.

Pomyśl tylko, że prezydent USA George W. Bush przechodzi krótkie treningi medialne każdego dnia, niekiedy nawet kilka razy dziennie.